Blog

Strumenti di Lavoro

Il Registro Presenze dei Dipendenti (o Foglio Firma)


Oggi vediamo uno degli strumenti più utilizzati nella gestione del personale, il registro presenze (o foglio firma). Partendo dalla spiegazione della sua “funzione d’uso”, analizzeremo le due tipologie di modelli utilizzabili e approfondiremo i principali aspetti che bisogna conoscere per utilizzare al meglio questo strumento.

@imprenditoreglobale

Cos’è un registro presenze dei dipendenti (o foglio firma)

Il registro presenze è un documento amministrativo che viene utilizzato in diversi ambiti per tenere traccia della presenza di una persona presso un determinato luogo o evento.

In ambito volontaristico o nell’istruzione viene ad esempio utilizzato per poter gestire al meglio tirocini, stage, corsi di formazione, ecc.

In ambito lavorativo, invece, per avere prova dell’effettiva presenza dei dipendenti presso la propria postazione lavorativa. I dati vengono quindi riportati anche nel “foglio presenze dei dipendenti” ai fini della elaborazione della busta paga.

Eccezion fatta per il “pubblico” – dove spesso sono previsti dei modelli ministeriali – il registro non è un documento disciplinato dalla normativa e non prevede pertanto un formalismo specifico. Nella maggior parte dei casi si tratta di fogli excel o word che vengono stampati su carta e posizionati nel luogo dove si intende effettuare la raccolta delle firme.

Come”funziona” il registro presenze

Il funzionamento di un registro presenze è molto semplice. In pratica basta predisporre il modello in excel o word, stamparlo e posizionarlo dove si vuole effettuare la raccolta delle firme.

Le persona interessate, quindi, provvederanno ad apporre una firma di fianco al loro nominativo segnalando sia il loro ingresso (quando arrivano) che la loro uscita (quando vanno via). Le firme di ingresso ed uscita si raddoppiano nel caso di pausa pranzo.

 

Il contenuto del registro per la raccolta delle firme

Un buon “foglio firme” è composto dai seguenti elementi:

  • Giorno (o data) di riferimento;
  • Nome dell’azienda/ente;
  • Cognome e Nome di chi è tenuto a firmare (studenti, volontari, lavoratori, ecc.);
  • La Firma del Responsabile (controllore).

* Nota: senza la presenza di un responsabile/controllore la gestione perde di validità e non ha senso di esistere.

 

Le due tipologie di registri presenze utilizzabili

Prima di iniziare ad utilizzare un registro firma, occorre analizzare attentamente l’ambito di utilizzo dello stesso in modo da poter scegliere tra le due tipologie di registri presenze possibili:

  • Complessivo (uno per tutti);
  • Ad personam (uno per ognuno).

 

Registro giornaliero (complessivo)

In alcuni casi potrebbe essere più adeguato utilizzare un unico registro presenze giornaliero per tutte le persone interessate e utilizzare quindi tanti fogli firma per quanti sono i giorni del mese (o comunque del periodo previsto). Segue il fac simile di un foglio firma giornaliero:

 

Registro mensile (ad personam)

In altri casi potrebbe essere più agevole utilizzare un registro presenze mensile ad personam, ovvero uno per ogni singola persona da gestire. Segue il fac simile di un foglio firma mensile:

 

🔝 Novità! 🔝  App Foglio Presenze 🔝

E’ stata pubblicata lsu google play la prima app dedicata alla gestione del foglio presenze. Perfetta per gestire le presenze e le assenze di 10\15 dipendenti, puoi scaricarla cliccando su google play:
 

L’obiettivo finale del registro presenze dei dipendenti

Come abbiamo visto, l’utilizzo di un registro presenze (o foglio firme) è veramente semplice, un po’ meno lo è però l’archiviazione di tutti questi fogli e la gestione dei dati in esso contenuti. Ecco perchè si consiglia sempre di utilizzare parallelamente anche un foglio presenze mensili.

Le firme, oltre ad essere un “prova” della presenza della persona, esprimono indirettamente anche il tempo (in genere in ore) di quella stessa presenza. In ambito lavorativo questo “tempo” (ore di presenza e anche ore di assenza) influenza direttamente il calcolo della busta paga del dipendente ed ha pertanto una importanza “rilevante”!

 

Una valida alternativa al foglio firma (o registro presenze)

Un’alternativa più semplice ed efficace per questa gestione però c’è ed è quella di implementare un buon sistema software per la rilevazione e gestione delle presenze (software+hardware) e fornire ogni persona di un badge personale!

Con questo tipo di soluzione, infatti, la firma viene sostituita dalla “beggiata” e la gestione (calcolo ore di presenza e di assenza, trasmissione dei dati, archiviazione dei dati, ecc.) viene completamente automatizzata dal software!


Comments (24)

  1. LEMHADI Mostafa
    5 Dicembre 2018

    Salve, dove lavoro non abbiamo un registro di presenze ne badge e ogni mese ci manca tanto ore lavorative possiamo obbligare la ditta a installare un timbratrice? Grazie

    1. Imprenditore Globale
      5 Dicembre 2018

      No, al massimo potete richiedere che sia utilizzato un registro presenze cartaceo dove firmare l’ingresso e l’uscita.

  2. giovanni
    14 Novembre 2018

    Buongiorno, avrei una domanda:
    il foglio delle presenze è valido senza autorizzazione del datore di lavoro?
    Mi spiego meglio:
    dei dipendenti senza autorizzazione del datore firmavano il foglio delle presenze, uno di questi è stato licenziato e reclama le ore di straordinario mai autorizzato dal datore, mi dite come mi devo comportare

    1. Imprenditore Globale
      15 Novembre 2018

      Salve, direi proprio di no. Bisogna espressamente richiedere al datore di lavoro l’utilizzo del foglio presenze per renderlo uno strumento “legale” a tutti gli effetti.

  3. Antonini Fabrizio
    5 Ottobre 2018

    Lavoro in una coop sociale. ogni mese dobbiamo portare i nostri figli firma sul posto di lavoro,a nostre spese.siamo tenuti a farlo,oppure è tenuto a ritirarli il nostro datore di lavoro? Grazie.

    1. Imprenditore Globale
      16 Ottobre 2018

      Ciao Fabrizio,
      non esiste una normativa precisa in merito.
      Considera però che nei fatti, il registro presenze è una forma di tutela del lavoratore nei confronti del datore di lavoro..

  4. Enrico Volpin
    6 Settembre 2018

    Nella mia azienda non esiste foglio presenze ne badge. Quindi lo straordinario e le maggiorazioni per lavoro festivo non vengono pagati. Come si può provare il mancato pagamento delle stesse se non firmiamo e/o strisciamo il badge? Grazie.

    1. Imprenditore Globale
      9 Settembre 2018

      L’unico modo per provarlo sono le “testimonianze” dei colleghi, fornitori o altro…

  5. Francesco
    12 Giugno 2018

    MA UN FOGLIO SENZA timbro DELL’AZIENDA (PRIVATA) E SENZA FIRMA DEL DATORE DEL LAVORO (o chi per esso), IO COME DIPENDENTE PRIVATO POSSO RIFIUTARMI DI FIRMARE?

    1. Imprenditore Globale
      11 Luglio 2018

      Se il titolare te lo ha richiesto esplicitamente, rientra nei tuoi obblighi. L’unica cosa che può fare per tutelarti è chiedere che il registro presenze sia timbrato e firmato dal tuo titolare.

  6. Melissa
    10 Aprile 2018

    Buongiorno la mia ditta non vuole darmi i miei fogli firma dice che non è di legge io o un problema serio sulle buste paga anno sbagliato tutto e solo con quelle posso dimostrare il contrario sono 3 anni che combatto per averle i sindacati non fanno nulla vorrei un chiarimento da voi e come posso fare grazie

    1. Buongiorno Melissa,
      se neanche i sindacati le danno una mano, l’unica strada possibile per far rispettare i suoi diritti è agire per vie legali.
      Un sentito in bocca a lupo.

  7. Angela
    18 Marzo 2018

    Buonasera, volevo chiedervi da quando ho preso servizio ho sempre strisciato il beige, premesso dal mese di settembre, due giorni fa’mi hanno detto che ora dovrò firmare sul cartaceo perché in succursale dovrei arrivare prima premetto che marcavo in centrale che dista cinque minuti dalla succursale parlo di scuola, ora mi chiedo se non marcando più potrei avere qualche problema!!! Grazie

    1. Buonasera, il foglio presenze cartaceo ha lo stesso valore della timbratura con badge, quindi non c’è nulla da preoccuparsi.
      Saluti

  8. Oscar
    26 Febbraio 2018

    Buonasera
    avrei una domanda, nella mia azienda abbiamo due fogli firma, uno individuale Mensile e uno di gruppo lavorando su tre turni, tutti e tre firmiamo lo stesso foglio firma di presenza,

    Premetto, io lavoro in prov di Milano e l azienda e la sede si trova sempre in Lombardia ma un un altra provincia a 40 km da Milano

    La Domanda è questa, i fogli firma senza timbro aziendale e firma, sono regolari? E anche i fogli mensili della turnazione sono senza timbro e firma? Sono regolari?

    Non mettendo ne firma e ne timbro, Il datore di lavoro, avrà qualche sanzione?

    Io per quello che so una volta si inviava su whats app la copia dei fogli, al datore, ma qui dai noi abbiamo tutti i fogli firma e fogli turn senza timbro ne firma.

    Io per sicurezza, a fine mese faccio la fotocopia dei due fogli presenza e quelli dei turni, perchè non si sa mai.
    Grazie

  9. Gio
    11 Febbraio 2018

    Salve,
    Articolo molto interessante ma vorrei approfondire un aspetto.
    Nell’azienda dove lavoro, i fogli firma mensili per ogni lavoratore sono posti in un locale aperto, quindi visionabili da tutti 24/24, senza un controllore responsabile, se non per i controlli di routine. Infatti spesso alcuni fogli vengono a mancare con le problematiche che seguono.
    Esiste una normativa, una legge o un regolamento del foglio di firma?
    Grazie se vorrà rispondermi, anche in mail

  10. Corrado
    6 Settembre 2017

    Buonasera, nell’azienda dove lavoro io è da un pò di tempo che non firmiamo foglio presenza ne usiamo il badge (tolto completamente) lo possono fare? Grazie

    1. Imprenditore Globale
      7 Settembre 2017

      Buonasera Corrado, non è previsto alcun obbligo, pertanto lo possono fare. I dati delle presenze devono però essere inseriti obbligatoriamente nel Libro unico del lavoro.. quindi, un modo per controllare la veridicità delle ore lavorate c’è!

  11. Vincenzo
    1 Agosto 2017

    Salve a tutti,
    Vista l’importanza che riveste il registro presenze volevo chiedervi per quanto tempo questo vada tenuto tra la documentazione e quindi dopo quanto l’azienda può sbarazzarsene?
    Grazie in anticipo
    Saluti

    1. Imprenditore Globale
      26 Agosto 2017

      Buonasera, la legge prevede dei termini di conservazione solo per il LUL (libro unico del lavoro) e non per gli “strumenti di rilevazione delle presenze”! Saluti

  12. Fabrizio
    4 Luglio 2017

    Buonasera,
    nell’azienda dove lavoro prima c’era il foglio di firme e il badge, adesso l’azienda ha deciso di lasciare solo il badge. Sto facendo delle ricerche per capire se c’è una normativa, qualche legge o regolamento del foglio di firma. L’azienda può decidere quale metodo usare? esiste un regolamento? il CCNL di riferimento è Ambiente (io ho guardato nel ccnl ma non ho trovato niente in materia).
    Grazie per l’attenzione

    Saluti
    Fabrizio

  13. Cristina Fasciana
    8 Maggio 2017

    L’articolo è chiaro.
    Desidererei porre un ulteriore quesito: appare legittima l’istituzione di un foglio di firma in una pubblica amministrazione dove la presenza è già certificata dal sistema automatico di rilevazione della presenza mediante l’uso del bade magnetico? E se così fosse quali sono gli adempimenti che prima di tale istituzione il responsabile dovrebbe porre in essere?

    1. Imprenditore Globale
      16 Maggio 2017

      Ciao Cristina, l’idea di utilizzare un doppio strumento di controllo nel settore pubblico merita di per sé un plauso e dovrebbe essere sottoposta all’attenzione del parlamento! 🙂
      Per quanto riguarda la tua domanda, il Responsabile dovrebbe fare richiesta dell’utilizzo del doppio strumento allo stesso organo a cui è stata fatta in passato la richiesta di utilizzo del badge con relativo timbratore presenze.
      Tieni inoltre presente che spesso sono presenti dei “regolamenti”, in tal caso bisognerebbe richiedere la modifica dello stesso seguendo la procedura prevista per la creazione dei regolamenti!
      Burocrazie, burocrazie, burocrazia…

    2. elena
      3 Agosto 2018

      si ai ragione Cristina Fasciana

Leave your thought here