Il Registro Presenze dei Dipendenti (o Foglio Firma)

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Oggi vediamo uno degli strumenti più utilizzati nella gestione del personale, il registro presenze (o foglio firma). Partendo dalla spiegazione della sua “funzione d’uso”, analizzeremo le due tipologie di modelli utilizzabili e approfondiremo i principali aspetti che bisogna conoscere per utilizzare al meglio questo strumento.

 

Cos’è un registro presenze dei dipendenti (o foglio firma)

Il registro presenze è un documento amministrativo che viene utilizzato in diversi ambiti per tenere traccia della presenza di una persona presso un determinato luogo o evento.

In ambito volontaristico o nell’istruzione viene ad esempio utilizzato per poter gestire al meglio tirocini, stage, corsi di formazione, ecc.

In ambito lavorativo, invece, per avere prova dell’effettiva presenza dei dipendenti presso la propria postazione lavorativa. I dati vengono quindi riportati anche nel “foglio presenze dei dipendenti” ai fini della elaborazione della busta paga.

Eccezion fatta per il “pubblico” – dove spesso sono previsti dei modelli ministeriali – il registro non è un documento disciplinato dalla normativa e non prevede pertanto un formalismo specifico. Nella maggior parte dei casi si tratta di fogli excel o word che vengono stampati su carta e posizionati nel luogo dove si intende effettuare la raccolta delle firme.

 

Come”funziona” il registro presenze

Il funzionamento di un registro presenze è molto semplice. In pratica basta predisporre il modello in excel o word, stamparlo e posizionarlo dove si vuole effettuare la raccolta delle firme.

Le persona interessate, quindi, provvederanno ad apporre una firma di fianco al loro nominativo segnalando sia il loro ingresso (quando arrivano) che la loro uscita (quando vanno via). Le firme di ingresso ed uscita si raddoppiano nel caso di pausa pranzo.

 

Il contenuto del registro per la raccolta delle firme

Un buon “foglio firme” è composto dai seguenti elementi:

  • Giorno (o data) di riferimento;
  • Nome dell’azienda/ente;
  • Cognome e Nome di chi è tenuto a firmare (studenti, volontari, lavoratori, ecc.);
  • La Firma del Responsabile (controllore).

* Nota: senza la presenza di un responsabile/controllore la gestione perde di validità e non ha senso di esistere.

 

Le due tipologie di registri presenze utilizzabili

Prima di iniziare ad utilizzare un registro firma, occorre analizzare attentamente l’ambito di utilizzo dello stesso in modo da poter scegliere tra le due tipologie di registri presenze possibili:

  • Complessivo (uno per tutti);
  • Ad personam (uno per ognuno).

 

Registro giornaliero (complessivo)

In alcuni casi potrebbe essere più adeguato utilizzare un unico registro presenze giornaliero per tutte le persone interessate e utilizzare quindi tanti fogli firma per quanti sono i giorni del mese (o comunque del periodo previsto). Segue il fac simile di un foglio firma giornaliero:

 

Registro mensile (ad personam)

In altri casi potrebbe essere più agevole utilizzare un registro presenze mensile ad personam, ovvero uno per ogni singola persona da gestire. Segue il fac simile di un foglio firma mensile:

 

L’obiettivo finale del registro presenze dei dipendenti

Come abbiamo visto, l’utilizzo di un registro presenze (o foglio firme) è veramente semplice, un po’ meno lo è però l’archiviazione di tutti questi fogli e la gestione dei dati in esso contenuti. Ecco perchè si consiglia sempre di utilizzare parallelamente anche un foglio presenze mensili.

Le firme, oltre ad essere un “prova” della presenza della persona, esprimono indirettamente anche il tempo (in genere in ore) di quella stessa presenza. In ambito lavorativo questo “tempo” (ore di presenza e anche ore di assenza) influenza direttamente il calcolo della busta paga del dipendente ed ha pertanto una importanza “rilevante”!

 

Una valida alternativa al foglio firma (o registro presenze)

Un’alternativa più semplice ed efficace per questa gestione però c’è ed è quella di implementare un buon sistema software per la rilevazione e gestione delle presenze (software+hardware) e fornire ogni persona di un badge personale!

Con questo tipo di soluzione, infatti, la firma viene sostituita dalla “beggiata” e la gestione (calcolo ore di presenza e di assenza, trasmissione dei dati, archiviazione dei dati, ecc.) viene completamente automatizzata dal software!


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