Uno strumento molto importante in ambito lavorativo è sicuramente il foglio presenze mensili dei dipendenti. E’ questo strumento, infatti, che consente di quantificare gli elementi che determinano l’esatto ammontare della busta paga mensile. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e come funziona.

Cos’è un foglio presenze mensili del dipendente?

Il foglio presenze mensili è un documento amministrativo che viene utilizzato nelle aziende (sia private che pubbliche) per registrare le ore lavorative svolte dal dipendente. In questo foglio vengono riepilogate le ore di presenza (ordinarie, straordinarie, festive, ecc.) e di assenza (malattia, ferie, permessi, ecc.) di tutti i lavoratori dell’azienda.

A cosa serve il foglio presenze?

Una volta completato, il foglio presenze mensili viene inviato al consulente del lavoro, che provvederà ad elaborare le buste paga di ciascun dipendente proprio sulla base dei dati contenuti nel foglio presenze.

Questa tipologia di documento non è disciplinato dalla normativa e non prevede un formalismo specifico, molto spesso si tratta di un foglio excel o word che può essere anche stampato ed utilizzato in forma cartacea.

Come si compila il foglio presenze mensile del lavoratore

Come avete sicuramente intuito, la compilazione del foglio presenze mensile del lavoratore dipendente è veramente semplice, basta procurarsene uno (come quello presente nel paragrafo successivo) e registrare giorno per giorno le presenze e le assenze di ogni singolo lavoratore.

In genere, all’interno di questi fogli presenza, si utilizzano delle “sigle” (es. FER per Ferie, PER per Permesso, MAL per malattia, ecc.) che consentono di facilitare la compilazione del foglio.

Il contenuto di un foglio presenze per il controllo delle presenze

Un buon foglio presenze mensile del dipendente è composto dai seguenti elementi:

• Nome dell’azienda;
• Cognome e Nome di tutti i lavoratori;
• Elenco dei giorni festivi dell’anno in corso;
• Mese ed anno di riferimento;
• I Giorni del mese in cui inserire i dati di presenza e assenza dei singoli lavoratori.

Fac simile foglio presenze excel

Se vuoi comprendere a pieno la composizione di un foglio presenze mensili oppure ne stai cercando uno in excel da utilizzare nella tua azienda, il seguente modello ” avanzato” potrà tornarti sicuramente molto utile. Clicca sull’icona e scarica l’excel foglio ore:

La differenza tra foglio presenze e registro presenze dei dipendenti

Spesso si confonde il foglio presenze con il registro presenze giornaliero dei dipendenti (o foglio firma). Quest’ultimo viene utilizzato in formato cartaceo per far firmare i lavoratori all’ingresso ed all’uscita dall’azienda o di un cantiere come prova della loro presenza.

Nel foglio firma o registro presenze, il lavoratore firma per attestare la sua presenza a lavoro

Questi dati vengono quindi riportati a fine giornata nel foglio presenze mensile.

Quando e perché passare ad un sistema software per la gestione delle presenze?

Come abbiamo visto, finché si tratta di gestire 3, 5 o anche 10 lavoratori, questa gestione è veramente molto semplice. Le prime difficoltà iniziano a presentarsi solo quando si supera la soglia dei 10/15 dipendenti gestiti.

Superata questa soglia, infatti, gli errori o le dimenticanze da parte del “Responsabile della compilazione del foglio” diventano frequenti ed il tempo impiegato in questa attività aumenta sensibilmente.

Un piccolo errore di trascrizione o di dimenticanza nel foglio presenze mensili si trasforma di conseguenza in un sicuro “danno economico” di decine di euro o per l’azienda o per il dipendente interessato dall’errore!

Ecco quindi, che ad un certo punto, un buon sistema software per la rilevazione e gestione delle presenze (software+hardware) si rivela un vera e propria manna dal cielo, specie se il software è in cloud computing!!

Ed in caso di utilizzo di turni lavorativi dei dipendenti?

Nel caso in cui si dovesse gestire il personale per turni, il foglio presenze potrebbe non bastare! La pianificazione e gestione dei turni di lavoro presenta delle difficoltà proprie che possono essere superate solamente utilizzando degli altri strumenti di lavoro costruiti ad hoc.

Una buona soluzione potrebbe essere quella di utilizzare in aggiunta al foglio presenze, anche un “foglio per la gestione dei turni lavorativi in excel” (che sarà presto pubblicato)! 😉